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Datenschutz & Informationssicherheit

Vertrauen ist gut - wir sind besser

Seit Dezember 2021 müssen alle Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben. Ab Dezember 2023 sinkt diese Grenze auf 50 Beschäftigte. Unterlassen Sie es eine entsprechende Meldestelle einzurichten oder einen externen Dienstleister damit zu betrauen, obwohl Sie dazu verpflichtet sind, droht Ihnen ein Bußgeld von bis zu 20.000€

Wir empfehlen die Entgegennahme der Meldungen auszulagern. Denn der Gesetzgeber stellt umfassende Anforderungen an den Betrieb dieser Systeme. Beispielsweise darf die Kommunikation zwischen der hinweisgebenden Person und der Meldestelle nicht verhindert werden. Die Abwesenheit der intern mit der Verwaltung der Hinweise betrauten Person, kann den Tatbstand der Verhinderung bereits erfüllen. Auch die strengen Vertraulichkeitsauflagen können nur schwerlich in den betrieblichen Alltag integriert werden.  

Zuwiderhandlungen in diesen beiden Punkten werden mit einem Bußgeld von bis zu 50.000€ geahndet.

Denken Sie bitte einmal über Folgendes nach:

  • Welchem Ihrer Mitarbeiter,

    - der keine Führungsposition innehat,

    - auf dessen Arbeitsleistung Sie im Zweifel verzichten können,

    - mit dessen Nominierung der Betriebsrat einverstanden ist,

    - der juristisch und unternehmerisch versiert ist,

    vertrauen Sie so sehr, dass Sie ihm die Bearbeitung von Meldungen über Missstände im Unternehmen anvertrauen können?

Welche Funktion hat eine Ombudsstelle?

Im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes dient eine Ombudsstelle als interne Anlaufstelle, um potenziellen Hinweisgebern einen geschützten Raum zu bieten. In diesem können sie vertraulich auf Unregelmäßigkeiten oder Verstöße gegen gesetzliche Regelungen, ethische Normen oder betriebsinterne Vorschriften hinweisen. Dabei garantiert die Ombudsstelle Diskretion und handelt eigenständig, um eine unvoreingenommene und gerechte Untersuchung zu gewährleisten.

Wofür ist die Ombudsstelle der richtige Ansprechpartner?

Das Vertrauen in Unternehmen basiert auf gesetzeskonformem, integerem und ethischem Verhalten. Um dieses Vertrauen zu bewahren, muss bei abweichenden Handlungen angemessen interveniert werden. Das setzt allerdings voraus, dass Unternehmen über solche Verhaltensweisen informiert sind. Hier spielt die Ombudsstelle eine Schlüsselrolle: Sie stellt eine organisatorische Schnittstelle zwischen dem Hinweisgeber und dem betroffenen Unternehmen dar und fördert somit das Vertrauen in das Meldesystem.

Wofür ist die Ombudsstelle nicht der richtige Ansprechpartner?

Wenn es Unstimmigkeiten, Meinungsverschiedenheiten mit Kollegen oder Vorgesetzten gibt oder das Bedürfnis besteht, eine Beschwerde vorzubringen, ist es ratsam, zuerst im Team nach Lösungen zu suchen. Die Ombudsstelle ist für solche Belange jedoch nicht der richtige Ansprechpartner. Auch in Notfallsituationen ist sie nicht der korrekte Weg – hier sollten sofort die bekannten Nummern (112, 110) kontaktiert werden. Das bloße Anprangern von Personen wird nicht geduldet. Hinweisgebern mit derlei Absichten kann Vertraulichkeit nicht zugesichert werden.

Ist eine anonyme Meldung möglich?

Nein. Vor der Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes entschied sich der Gesetzgeber gegen die Pflicht zur Einrichtung anonymer Meldewege. Daher sind auch bei der Ombudsstelle anonymen Meldungen technisch nicht möglich. Je nachdem, welchen Meldekanal Sie wählen, könnten folgende personenbezogene Daten erfasst werden: Telefonnummer, IP-Adresse, Handschrift, DNA (z.B. von Briefen oder Briefmarken), Maschinenidentifikationscode (von Druckern), individuelle Schreibweise, orthografische Besonderheiten, E-Mail-Adresse und mehr. Die Ombudsstelle behandelt Ihre Identität vertraulich, vorausgesetzt, Ihr Hinweis erfolgt in gutem Glauben.

Wie geht es nach Abgabe der Meldung weiter?

Nachdem wir Ihre Meldung erhalten haben, überprüfen wir ihre Glaubwürdigkeit, ob sie im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes relevant ist und ob andere, möglicherweise vorrangige Gesetze Anwendung finden. Wenn Sie uns Ihre Kontaktdaten hinterlassen haben, nehmen wir bei Bedarf Kontakt zu Ihnen auf, um eventuelle Unklarheiten zu beseitigen. Anschließend leiten wir Ihre Meldung zur weiteren Abklärung an das betreffende Unternehmen weiter. In diesem Prozess agieren wir als Vermittler zwischen Ihnen und dem Unternehmen.

alle Leistungen im Überblick

Wir bieten Ihnen Vertraulichkeit, die diese Bezeichnung auch verdient hat.