Mit Wirkung vom 2. Juli 2023 wurde dieses Gesetz rechtswirksam und bindet Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern, eine interne Whistleblower-Meldestelle einzurichten. Unternehmen, die über eine Belegschaft von mehr als 50 aber weniger als 250 Beschäftigten verfügen, wurde eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 gewährt.
Die Einrichtung einer internen Whistleblower-Meldestelle bietet Unternehmen die Chance, Informationen über Verstöße oder Fehlverhalten von Beschäftigten oder anderen Personen im betrieblichen Umfeld zu erhalten. Es gibt vielfältige Methoden zur Implementierung einer solchen Meldestelle. Um Vertraulichkeit, Professionalität und Neutralität zu gewährleisten, kann die Einrichtung und/oder Verwaltung der Meldestelle an einen externen Dienstleister delegiert werden. Hierbei spielt die so genannte Ombudsperson eine entscheidende Rolle.
Eine Ombudsperson ist im Allgemeinen eine unabhängige und neutrale Instanz, die zur Behandlung individueller Beschwerden oder Konflikte etabliert wird. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, neutral zwischen den betroffenen Parteien zu vermitteln und zur Problemlösung beizutragen.
Im Rahmen des Whistleblower-Schutzgesetzes obliegen der Ombudsperson die folgenden Aufgaben:
- Sicherstellung der Anonymität des Whistleblowers gegenüber dem Unternehmen
- Überwachung der eingehenden Hinweise
- Bestätigung des Eingangs und Rückmeldung über die nachfolgenden Maßnahmen an den Whistleblower innerhalb der gesetzlichen Frist
- Kommunikation mit dem Whistleblower bei Rückfragen
- Erstellung einer ersten Einschätzung für das Unternehmen
Darüber hinaus gibt es spezielle Anforderungen an die Ombudsperson:
- Wahrung der Vertraulichkeit
- Unabhängigkeit gegenüber dem Unternehmen
- notwendige Fachkenntnisse, um rechtlich korrekt urteilen zu können
- Kenntnisse und Erfahrungen in der Bewertung der Hinweise hinsichtlich Stichhaltigkeit und Schwere des Vorwurfs
- Schulung in den Prozessen des Whistleblower-Schutzes
- Beauftragung für eine bestimmte Dauer
Unsere Lösung von GLENDE.CONSULTING zeichnet sich durch praktische Anwendbarkeit und Kosteneffizienz aus, und positioniert sich so einzigartig auf dem Markt. Als designierte Ombudsstelle sind wir Ihr zentraler Ansprechpartner für alle relevanten Belange. Unser Serviceangebot umfasst die Bereitstellung einer während der regulären Geschäftszeiten erreichbaren Meldestelle. In diesem Zusammenhang übernehmen wir die aufwendige Aufgabe der Vorsortierung und Bewertung der Meldungen gemäß den im HinSchG definierten Kriterien. Relevante Meldungen leiten wir an den von Ihnen festgelegten Ansprechpartner weiter.
Im Rahmen dieser Arbeit führen wir eine umfassende Prüfung durch, die mehrere Aspekte berücksichtigt. Dies umfasst die Bewertung der Plausibilität der Meldungen, die Analyse der jeweiligen Anwendungsbereiche, die Berücksichtigung potenzieller Kollisionsnormen, die Prüfung eines möglichen Anwendungsvorrangs sowie verschiedener Ausnahmeregelungen. Diese gründliche Untersuchung ist ein wesentlicher Teil unserer Dienstleistung und erfordert ein hohes Maß an Zeit und Fachkenntnis, insbesondere um die erforderliche Expertise für den Betrieb einer solchen Meldestelle zu erlangen und aufrechtzuerhalten.
Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Kommunikation dieses Systems innerhalb Ihres Unternehmens, indem wir Informationsmaterialien bereitstellen. Und falls Sie es wünschen, bietet Ihnen GLENDE.CONSULTING auch beratende und begleitende Leistungen bei der Bearbeitung von Meldungen an. Diese ganzheitliche Herangehensweise ermöglicht es uns und Ihnen, eine effiziente und angemessene Behandlung jeder eingehenden Meldung zu gewährleisten.